大分県ＰＴＡ連合会個人情報取扱規則
個人情報保護方針
大分県PTA連合会（以下「当会」といいます。）は、ご利用者様からの信頼を第一と考え、ご利用者様個人に関わる情報を正確、かつ機密に取り扱うことは、当会にとって重要な責務であると考えております。そのために、ご利用者様の個人情報に関する「個人情報取扱規則」を制定し、個人情報の取り扱い方法について実践してまいります。その内容は以下の通りです。なお、既に当会で保有し利用させて頂いている個人情報につきましても、本方針に従ってご利用者様の個人情報の取り扱いを実施致します。
個人情報の取り扱いについて
大分県ＰＴＡ連合会 個人情報取扱規則
（目的）
第１条 この規則は、大分県ＰＴＡ連合会（以下「本会」という。）が保有するPTA役員名簿・会員名簿・行事などの記録や写真及びその他の個人情報（以下「個人情報データベース」という。）の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定め、個人の権利・利益の保護及び本会の適正かつ円滑な運営に資することを目的とする。
（責務）
第２条 本会は、個人情報保護に関する法令を遵守するとともに、ＰＴＡ活動において個人情報の保護に務めるものとする。
（管理者）
第３条 本会における個人情報データベースの管理者は、会長とする。
（取扱者）
第４条 本会における個人情報データベースの取扱者は、本会役員及び事務局職員とする。
（管理）
第５条 個人情報は管理者又は取扱者が保管するものとし、適正に管理する。また、不要となった個人情報は管理者立会いのもとで、適正かつ速やかに廃棄するものとする。
２ 管理者の承認を得たうえで、事務局長が廃棄に係る立会いを代理することができるものとする。
（保管及び持ち出し等）
第６条 個人情報データベースを取扱う電子機器等については、ウイルス対策ソフトを入れるなど適切に保管しなければならない。
２ 持ち出す場合は、電子メールでの送付も含め、ファイル等にパスワードをかけるなど適切な措置を講じなければならない。
（秘密保持義務）
第７条 個人情報データベースの管理者及び取扱者は、職務上知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。その職を退いた後も、同様とする。
（利用目的による制限）
第８条 本会は、個人情報の収集に当たっては、あらかじめ個人情報を利用する目的（以下「利用目的」という。）を明確にしなければならない。
２ 本会は、個人情報の収集、利用、提供その他の個人情報の取扱いに当たっては、利用目的の達成に必要な範囲内で行わなければならない。
３ 本会は、利用目的を変更するときは、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
（利用目的）
第９条 本会が収集した個人情報は、次の各号のいずれかの業務に利用する。
（１）本会会費の集金・管理及びＰＴＡ安全補償制度の加入に関する業務
（２）ＰＴＡ関係文書等の作成及び送付に関する業務
（３）本会の役員、監査委員、郡市母親代表、代議員及び郡市事務局長の名簿の作成に関する業務
（４）大分県及び大分県教育委員会等行政機関、又は関係団体への委員の推薦に関する業務
（５）本会の役員選考及び表彰に関する業務
（６）本会の広報紙及びホームページへの掲載等ＰＴＡ活動の広報に関する業務
（７）その他ＰＴＡ活動の推進及び啓発に必要と社会通念上認められる業務
（８）会員及びその子どもの生命及び身体又は財産の保護に関して緊急かつやむを得ないと認められる業務
（収集制限）
第10条 本会は、思想、信条及び信教に関する個人情報並びに社会的差別の原因となるおそれのある個人情報を収集してはならない。
（収集方法）
第11条 本会は、個人情報を収集するときは、本人から収集しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
（１）本人の同意に基づき収集するとき。
（２）ＰＴＡ広報紙等により公にされている情報から収集するとき。
（３）会員及び児童・生徒の生命及び身体又は財産を保護するために、緊急かつやむを得ないと認められるとき。
（４）単位ＰＴＡ及び郡市ＰＴＡ連合会等から提供を受けるとき。
（５）前各号に掲げる場合のほか、利用目的を達成するために本人以外のものから収集することにつき相当の理由があると認められるとき。
（利用及び提供の制限）
第12条 本会は、第７条に規定する利用目的以外に個人情報を本会内で利用し、又は本会以外のものに提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
（１）本人の同意があるとき、又は本人に提供するとき。
（２）公表することを目的として作成し、又は取得したものであるとき。
（３）会員及び児童・生徒の生命、身体及び生活又は財産の安全を守るために、緊急かつやむを得ないと認められるとき。
（４）本会は、その事務の遂行に必要な限度で個人情報を利用し、かつその利用について正当かつ相当の理由があるとして、本会内で利用し、又は本会以外の者に提供するとき。
（５）児童福祉の向上、又は児童・生徒の健全育成の推進に必要かつ正当な理由が認められるとき。
（６）国の機関又は地方公共団体、若しくはその委託を受けた者が法令の定める事務の遂行に関して、本会に対するその協力要請等が正当なものと認められるとき。
（７）前各号に掲げる場合のほか、ＰＴＡ活動に必要その他相当の理由があると認められる場合であって、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるとき。
２ 本会は、本会以外の者に個人情報を提供する場合であって、必要があると認められるときは、個人情報の提供を受けるものに対し、その提供に係る個人情報について、その利用の目的若しくは方法の制限を付し、又はその適切な取扱いについて必要な措置を講ずるよう求めなければならない。
（提供の記録）
第13条 本会は、前条の規定に基づき個人情報を本会以外のものに提供したときは、次の各号に規定する内容を記録するものとする。
（１）提供を受けるものの氏名又は名称。
（２）提供する対象者の氏名。
（３）提供する個人情報の項目。
（４）対象者の同意の有無。
（５）前各号に掲げる内容のほか、その提供に関して記録しておくことが適切と認められるもの。
２ 本会は、本人以外から個人情報の提供を受けるときは、次の各号に規定する内容を記録するものとする。
（１）提供するものの氏名又は名称。
（２）提供するものが個人情報を収集した目的。
（３）提供を受ける対象者の氏名。
（４）提供を受ける個人情報の項目。
（５）対象者の同意の有無。
（６）前各号に掲げる内容のほか、その提供に関して記録しておくことが適切と認められるもの。
（委託等に伴う措置等）
第14条 本会は、個人情報の取扱いを伴う事務を本会以外のものに委託をしようとするときは、その委託に係る契約において、個人情報の保護に関し必要な措置を明らかにしなければならない。
２ 本会から個人情報の取扱いを伴う事務の委託を受けたものは、その事務を行うに当たり取扱う個人情報について、安全確保措置を講ずるよう努めなければならない。
３ 前項の委託を受けた個人情報の取扱いを伴う事務に従事しているもの又は従事していたものは、その事務に関して知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。
（情報の開示）
第15条 本会は、本人から開示請求があったときは、開示請求に係る個人情報の全部又は一部が次の各号に掲げる情報のいずれかに該当する場合を除き、開示請求者に対し、その個人情報を開示するものとする。
（１）開示請求者本人以外の個人情報であって、その情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により開示請求者以外の特定の個人を識別することができるもの又は開示請求者以外の特定の個人を識別することはできないが、開示することにより、開示請求者以外の権利利益を害するおそれがあるもの。
（２）開示することにより、会員及び児童・生徒の生命、身体、財産又は社会的地位の保護、犯罪の予防、捜査その他の公共の安全、児童福祉又は学校及びＰＴＡ組織の秩序の維持に支障を及ぼすおそれがあるもの。
（３）本会が行う事務又は事業に関する情報であって、開示することにより、その事務又は事業の性質上、その事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるもの。
（情報の訂正）
第16条 本会は、本人から訂正請求があったときは、その訂正請求に適切な理由があると認められる場合において、その訂正請求に係る個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内でその個人情報の訂正をするものとする。
（利用の停止等）
第17条 本会は、本人から利用停止等の請求があったときは、この規則の規定により、その個人情報が適切に収集、利用又は保管されていないことが明白と認められる場合において、その個人情報の利用の停止、消去又は提供の停止をしなければならない。
（緊急の対応）
第18条 取扱者は、個人情報データベースを漏えい等（紛失含む）したおそれがあることを把握した場合は、直ちに管理者に報告しなければならない。
（研修）
第19条 本会は、役員、理事及び会員に対して、随時、個人情報の取扱いに関する研修を実施することに努めるものとする。
（周知）
第20条 本会における個人情報の取扱いについて、総会又は研修並びに広報紙等により、会員又は単位ＰＴＡ及び郡市ＰＴＡ連合会等に対し、周知することに努めるものとする。
（苦情の処理）
第21条 本会は、個人情報の取扱いに関する苦情に対し、関係機関等と十分に連携し、適切かつ迅速な処理に努めるものとする。
（改正）
第22条 法令の改正又は実務上重大かつ明白な不備が発覚したときは、本会理事会において審議、承認をもって改定することができる。
２ この規則を改正したときは、第20条の規定に基づき会員又は単位ＰＴＡ及び郡市ＰＴＡ連合会等に対し、周知することに努めるものとする。
附 則
この規則は令和２年11月20日より施行する。
個人情報の保護に関する法令・規範の遵守について
当会は、当会が保有する個人情報に関して適用される個人情報保護関連法令及び規範を遵守します。また本方針は、日本国の法律、その他規範により判断致します。本方針は、当会の個人情報の取り扱いに関しての基本的な方針を定めるものであり、当会は本方針に則って、個人情報保護法等の法令・規範に基づく個人情報の保護に努めます。
個人情報の安全管理措置について
当会は、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えい等から保護し、正確性及び安全性を確保するために管理体制を整備し、適切な安全対策を実施致します。個人情報を取り扱う事務所内への部外者の立ち入りを制限し、当会の個人情報保護に関わる役員・職員等全員に対し教育啓発活動を実施するほか、管理責任者を置き個人情報の適切な管理に努めます。
継続的な改善について
当会は、個人情報保護への取組みについて、日本国の従うべき法令の変更、取り扱い方法、環境の変化に対応するため、継続的に見直し改善を実施致します。
お問い合わせ
個人情報の取り扱いに関するお問い合わせは、下記窓口にて受け付けております。
【個人情報取扱い窓口】
≪大分県PTA連合会≫
〒870-0929 大分県大分市大字下郡496-38 大分県教育会館2階
TEL：097-556-9055 FAX：097-556-9155
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